Irattári terv

„Adminisztráció”/ „Irattári tervek” menüpontra lépve tudunk irattári tervet definiálni.

• Irattári terv felviteléhez kattintsunk az „Új” gombra, majd adjuk meg az „Érvényesség kezdete” és az „Érvényesség vége” mezők értékeit. Az egyes irattári tervek érvényességi időintervallumai között átfedést nem enged meg a program, ugyanis a jogszabály értelmében egy bizonyos időre csak egy irattári terv vonatkozhat. Az időintervallum megadása után kattintsunk a „Mentés” gombra. Ezután a „Tételek” fülön a „Szerkeszt” majd a belső „Hozzáad” gombra kattintással van lehetőségünk az irattári tervhez tartozó tételszámok rögzítésére.
• A „Csoport” mezőben akkor jelennek meg értékek, ha egy irattári tételszámot elhelyeztünk egy csoportba. Ha már csoportba vannak rendezve a tételszámok, akkor itt az egyes csoportokban lévő tételszámokra van lehetőségünk „szűrni”. 
• A „Tételszám” mezőbe írjuk be a megfelelőt, majd adjuk meg az adott tételszámhoz tartozó „Megőrzési mód”-ot és „Megőrzési határidő”-t. A „Mentés” gombra kattintással a felvitt irattári terv, rögzítésre kerül. Irattári terv, év közbeni módosítását nem engedélyezi a program, csak új tételszám felvitele lehetséges egy adott irattári tervhez.
• A „Csoport” mező mellett található összerendelő gomb () segítségével lehetőségünk van kiválasztani, hogy a rögzíteni kívánt irattári tételszámok (melyeket akár csoportosan is kijelölhetünk) melyik csoportba tartoznak (Pl.: Gazdasági ügyek). A „Csoport” mező választólistájában megjelenik minden olyan csoport elnevezés, melyeket az „Adminisztráció” / „Tervtétel csoportok” menüponton előzőleg már rögzítettünk. A csoportnak a későbbiek során akkor van jelentősége, mikor egy irathoz adunk meg irattári tételszámot, ugyanis akkor lehetőségünk van a tételszámok közül úgy választani, hogy először megadjuk a csoport nevét, majd a rendszer csak azokat a tételszámokat jeleníti meg, amik abba a csoportba tartoznak. A mező segítségével az egyes irattári tételszámok könnyebben beazonosíthatóak.
• A „Tételszám” mezőbe írjuk be a megfelelőt, majd adjuk meg az adott tételszámhoz tartozó „Megőrzési mód”-ot és „Megőrzési határidő”-t. Az irattári tételeket akár irat fajtánként is lehetséges kezelni. Ha a megfelelő irattári tételt kiválasztva, annak „Tárgy” mezőjébe beírjuk például azt, hogy szerződések, akkor ezzel a plusz információval segíthetjük az egyes iratok besorolását.
• Az „Alapértelmezett fajta” mezőben lehetőségünk van a tételszámhoz alapértelmezett iratfajtát hozzárendelni. Ennek hatására, mikor a „Gyorsiktatás” felületen megadom ezt az iratfajtát, akkor automatikusan kitöltődik a hozzá rendelt tételszámmal az „Irattári tételszám” mező.
• Az irattári tervhez rögzíthetünk „Figyelmeztető határidőt” valamint „Figyelmeztető üzenetet”, amiről az irattári felelősnek e-mailt is küld a rendszer a határidő lejártakor. Ennek akkor van jelentősége, ha több irattárral rendelkezünk (Pl.: saját és központi irattár), és a megőrzési idő közben kerül át a tétel egyik helyről a másikra.
• Az „Eseményhez kötött” jelölőnégyzet bepipálásával egy irattári tételszámhoz eseményt köthetünk, valamint az „Esemény megnevezése” mezőben megadhatjuk az esemény okát.
• Ezáltal a későbbiekben azoknál az ügyiratoknál ahol eseményhez kötött irattári tételszám van megadva, lehetőségünk van új esemény létrehozására az „Ügyiratok” / „Események” menüponton. Azoknál az ügyiratoknál, ahol eseményhez kötött irattári tételszám van megadva, a rendszer a megőrzési időt akkor számolja, ha le van zárva az ügyirat, és az „Ügyiratok”/ „Események” menüponton a „Bekövetkezés ideje” mező is ki van töltve. Ekkor a bekövetkezés idejét követő év január 1-től számítódik a megőrzési idő.
• A „Mentés” gombra kattintással a felvitt irattári terv, rögzítésre kerül.
• Fontos, hogy már egy elmentett irattári tervhez tartozó tételszámokat év közben nem lehet módosítani (a „Tárgy” mező kivételével).

• A „Felülvizsgálat” gombra kattintva, és a megjelenő ablakban a „Tételszám csere” gomb segítségével lehetőségünk van az ügyiratok tételszámának csoportos kiosztására, meglévőek módosítására, valamint a „Megőrzési idő módosítás” gombot választva az ügyiratok megőrzési idejének meghosszabbítására.
  
  

  A „Felülvizsgálat” gombhoz tartozó „Tételszám csere” funkció működését a „MEGORZES_ES_IRATTARAZAS_VALTOZAS” rendszerparaméter befolyásolja. „I” érték esetén, nem az éppen érvényben lévő irattári tervet ajánlja fel a rendszer, hanem az utolsó, nem lezárt iktatókönyvbe iktatott alszám iktatási dátumakor hatályba lépő irattári tervet, valamint paraméter „N” érték állása esetén, az ügyirat iktatási dátumát figyelmen kívül hagyva, mindig az éppen érvényben lévő irattári terv jelenik meg.
• A „Másolás” gomb segítségével lehetőségünk van lemásolni egy korábbi irattári tervet. Az adatlistán jelöljük ki azt az irattári tervet, amit szeretnénk lemásolni, majd nyomjuk meg a „Másolás” gombot. Ekkor meg kell adnunk az „Érvényesség kezdete” és „Érvényesség vége” mezőket, majd nyomjuk meg a „Mentés” gombot. Ennek hatására megjelennek a korábbi irattári tervnél található tételszámok, melyeket utólag szerkeszthetünk is.
• Ha lejár az érvényességi ideje az aktuális irattári tervnek, akkor nem lesznek elérhetőek a tételszámok, azaz az „Irattári tételszám” mezők választólistája a megfelelő felületeken üres lesz. Ezt elkerülendő, érdemes már év vége előtt bemásolni a következő évre vonatkozó irattári tervet, ügyelve az érvényességi időintervallumok közötti átfedésre.
• Irattári tervtétel csoportok: A „Szervezeti egységek” menüpont „Irattári tervtétel csoportok” fülön lehetséges megtekinteni a belső szervezeti egységekhez rendelt irattári tételszám csoportokat. Egy szervezethez több tételszám csoport is tartozhat, valamint egy tételszám csoportot több szervezethez is lehet kötni.
  • Azokon a felületeken, ahol tételszámot lehet az irathoz, ügyirathoz rendelni, a rendszer figyelembe veszi, hogy az aktuális szervezeti egységhez van-e az érvényben lévő irattári tervtételhez tartozó irattári tételszám csoport rendelve. Amennyiben igen, akkor az „Irattári tételszám” mezőhöz tartozó összerendelő gomb választólistában, valamint  a „CS” jelű gombra kattintva, csak azon tételszámok vagy csoportok fognak megjelenni, amelyek az adott szervezethez hozzá vannak rendelve.
  • Ha egy szervezeti egységhez nincs csoport rendelve, akkor minden tételszám és csoport megjelenik az „Irattári tételszám” mezőhöz tartozó „CS” gomb és összerendelő gomb választólistáiban.
  • Irattári tervtétel csoport szervezethez rendeléséhez jelöljük ki az adatlistából a megfelelő szervezetet, majd kattintsunk a „Szerkeszt” gombra, és ezután a belső „Hozzáad” gomb megnyomása hatására a felugró választólistából van lehetőségünk a tervtétel csoportok szervezeti egységhez rendelésére.