A Tanulmányi pénzügyi modul az e-Ügyintézési funkciók során a pénzügyi folyamatokat támogató informatikai rendszerkomponens, amely a köznevelés más rendszereivel integráltan és adaptívan együttműködik. A modul támogatja a tanulói jogviszonnyal összefüggő pénzügyi tranzakciók lebonyolítását a gondviselők és az intézmények között mind a tanulmányokhoz közvetlenül mind a tanulmányokhoz közvetetten kapcsolódó pénzügyi feladatokat illetően.
A Tanulmányi pénzügyi folyamatok szereplői:
- Szülő / Gondviselő (az intézmények felé elektronikus formában, a rendszeren keresztül adhatnak visszajelzést, jóváhagyást (pl. kirándulásokon, rendezvényeken való részvételt, valamint azok költség terheinek vállalásáról), kaphatnak értesítést a kiírt, fizetendő tételekről (térítési díjak stb.), rendezhetik az érintett osztály korábban egyeztetett osztálypénz befizetéseit. Mindezeket online tranzakció keretén belül, közvetlenül a felületen keresztül is elvégezhetik a jelenlegi fizetési módok mellett). Mindezeken felül a Tanulmányi pénzügyi rendszer komponens lehetőséget biztosít majd számukra az elszámolások nyomon követésére és a pénzügyi teljesítésekhez kapcsolódó rendelkezések megtételére.
- SZMK képviselő (az SZMK azon megválasztott tagja(i), akit a többiek az érintett osztály/csoport pénzkészletének kezelésével és egyéb, gazdasági vonatkozású ügyeinek intézésével megbíztak. Feladatai közé tartozhatnak az egyes kirándulások, illetve események költség tervének elvégzése és publikálása a többi gondviselő felé. A befizetések és kiadások tételes nyilvántartása, beszámolók készítése és az egyéb kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátása).
- Intézményi felhasználók (lehetőségük nyílik a rendszeren keresztül végzett Gondviselői jóváhagyások, rendelkezések kezelésére, valamint fizetendő tételek és egyenlegkezelés online módon való nyilvántartására. A fenntartóval történő egyeztetések és elszámolások elvégzése is a Tanulmányi pénzügyi rendszer komponensen keresztül valósul meg).
- Pénzügyi adminisztrátor (kezeli az adott Intézmény pénzügyi moduljának kiírásaihoz és befizetéseihez kapcsolódó azonosítatlan fizetési tételeket. Az azonosítatlan befizetések bármely befizetési módhoz kapcsolódhatnak, kivéve a készpénzes, illetve a bankkártyával (VPOS) történő befizetést. A rendszer biztosítja a napi működéshez szükséges pénzügyi riportokat a pénzügyi adminisztrátor részére).
- Pénztáros (azon személy, aki a fenntartótól kapott megbízás alapján készpénz beszedésére jogosult az Intézményben. Kizárólag pénztáros jogosultsággal rendelkező felhasználó használhatja a pénzügyi modulban elérhető kihelyezett pénztári funkciókat. A rendszer biztosítja a készpénzes forgalmak kezelését, a kifizetésekhez, befizetésekhez, valamint a napi záráshoz szükséges dokumentumok generálását, a záráshoz és egyéb tevékenységekhez szükséges feladatok támogatását).
- Bérlő (köznevelési intézmények, illetve azok fenntartói által bérbeadás útján hasznosított létesítményeket bérbe vevő természetes és jogi személyek. A pénzügyi modul felületén kezelheti a köznevelési intézmény létesítményeinek bérbeadásához kapcsolódó tevékenységeket, például bérleti kérelmet adhat be, határozatot tekinthet meg, befizetést indíthat stb. A bérlő lehet bármely gondviselő, vagy az SZMK képviselője, az intézmény bármely felhasználója, továbbá ún. átmeneti azonosítóval regisztrált felhasználó).
- Pénzforgalmi szolgáltató(k): az Internetes bankkártya-fizetés (Simplepay/VPOS) és az Osztálykassza bankszámla szolgáltatást biztosító OTP Mobil Kft., valamint az OTP Bank Nyrt.
e-Ügyintézési folyamatok, amelyekhez pénzügyi teljesítés kapcsolható:
- Iskolai eseményeken való részvételek költségeinek pénzügyi teljesítése
- Iskolai kirándulásokon való részvételek költségeinek pénzügyi teljesítése
- Intézménynek történő rendszeres befizetések pénzügyi teljesítése
- Köznevelési intézmény létesítményeinek bérbeadásához kapcsolódó pénzügyi teljesítések
- Osztálypénz kezelése
- Leszerelés pénzügyi teljesítése
- Étkezési térítési díj
Az e-Ügyintézési folyamatok tanulmányi pénzügyi műveleteinek általános elemei:
- Előírás(ok) létrehozása, kezelése
- Befizetések teljesítése (készpénz, csekk, átutalás, VPOS)
- Pénzügyi művelet(ek) lezárása
