A felület megnyitását követően itt tekinthetőek meg az intézmény alapadatai, működési és feladatellátási helyeire vonatkozó információk.
Az intézmény és a KRÉTA rendszer kapcsolata
A KRÉTA rendszer alapegysége az intézmény. Az intézmény lehet önálló nevelési-oktatási intézmény és tagintézmény is.
Alapesetben egy intézményhez egy KRÉTA rendszer tartozik. Ekkor az intézmény összes feladatellátási helyét és ellátott feladatát egy rendszerben kezeli, tehát a rendszerében minden olyan feladatellátási helyet és hozzá tartozó feladatot meg kell adni, ahol adminisztrációt folytat.
Speciális esetben egy intézménynek több KRÉTA rendszere is lehet. Ebben az esetben csak azon feladatellátási helyeket és ellátott feladatot kell rögzíteni rendszerben, amelyeket az adott KRÉTA rendszerben adminisztrálnak.
A működési hely fogalma és funkciója
A működési hely a KRÉTA rendszerben bevezetett egységes fogalom, amely az intézmény fizikai feladatellátási helyének felel meg. Egy intézménynek több működési helyet is megadhatunk, de rögzíteni kell hozzá a működési hely típusát is. Működési hely típusai az alábbiak lehetnek:
- székhely (csak egy ilyen működési helyet adhatunk meg, amely az intézmény székhelyét azonosítja)
- telephely,
- tagintézmény.
A KRÉTA rendszerbe adminisztrátori jogkörrel belépve minden esetben automatikusan az aktuális tanév kerül betöltésre. A menüsor fölött található az intézmény azonosító kódja, és rövid neve, valamint ez alatt látható az aktuális tanév. A tanév nevére, vagy a mellette található lenyitás ikonra kattintva kiválaszthatók a rendszerünkben már lezárt korábbi tanévek, illetve itt találjuk meg nyári időszakban a következő tanév előkészítési felületét is.
Bármelyik tanévet kiválasztva a rendszer minden menüpontjában a kiválasztott tanév adatai lesznek találhatók.
Abból a célból, hogy könnyű legyen megkülönböztetni az aktuális és a következő tanévet, a következő tanévben a KRÉTA rendszer fejlécének a színe eltér az aktuális tanévi színtől.
Fontos tudni, hogy a beállítások módosítása mindig csak azt a tanévet érinti, amely ki van választva.
Az alábbiakban - a tanévek kezelésével kapcsolatos - tippeket és trükköket ismertetünk, amelyek segíthetik jobban megérteni a tanévek kezelésének elvét.
Tippek és trükkök
Ha egy tantárgy oktatása a következő évben megszűnik (pl. kifutó rendszerben), akkor a következő tanév kiválasztása után lehetőségünk van törölni a tantárgyat. Ebben az esetben az aktuális - ill. összes korábbi tanévben - a tantárgy megőrzésre kerül, csak a következő tanévben fog eltűnni a rendszerből.
Ha egy pedagógusnak pl. a besorolási fokozata megváltozik az új tanévben, akkor ezt is kezelhetjük a tanévek váltásával. Ha az aktuális tanévben még "pedagógus I", de következő tanévtől átlép a "pedagógus II" fokozatba, akkor a következő tanév kiválasztása után módosíthatjuk a tanár munkaügyi adatait. Ebben az esetben az aktuális - ill. összes előző tanévben - a pedagógus továbbra az akkori időszaknak megfelelő pedagógus fokozatában marad ( "pedagógus I"), csak az új tanévtől fog megváltozni a besorolási fokozata.
Működési hely létrehozása
A KRÉTA rendszerben a működési helyek létrehozását az alábbi módon lehet végrehajtani:
A menüsorban válasszuk a 'Nyilvántartás' menü 'INTÉZMÉNYI ADATOK' blokkjának 'Intézmény' menüpontját!
A 
nyomógombra kattintva kezdeményezhetjük az új működési hely adatainak megadását!
A működési helyek adatait tartalmazó ablakban adjuk meg a működési hely adatait!
Az adatok megadása után a 
gombra kattintva lehet elmenteni az adatokat. A mentés után a működési helyek listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
A működési helyek adatai
A KRÉTA rendszer a működési helyek esetében az alábbi adatokat kezeli:
ADATCSOPORT | MEGNEVEZÉS | TARTALOM | SPECIALITÁS | ALAPÉRTELMEZÉS | LEÍRÁS |
|---|---|---|---|---|---|
ALAPADATOK | Működési hely neve | A működési hely neve tetszőleges. | KÖTELEZŐ |
| Olyan nevet válasszunk a működési hely nevének, azaz a pontos címnek, mely egyértelműen beazonosítja számunkra az intézmény fizikai helyét. |
Működési hely azonosító | A működési hely tetszőleges, rövid neve. | A működési hely azonosítója lehet pl. egy szám is, mely az intézmény fizikai helyeit bizonyos szempont szerint rangsorolja. | |||
Irányítószám | A működési hely irányítószámát ki tudjuk választani a | KÖTELEZŐ | A működési hely címének irányítószáma | ||
Helység név | A működési hely helységének nevét ki tudjuk választani a | KÖTELEZŐ | A működési hely címének helyiségneve. | ||
Közterület név | A működési hely közterületének neve. | KÖTELEZŐ | A működési hely címében a közterület elnevezése. | ||
Közterület jellege | A működési hely közterületének jellegét ki tudjuk választani a | KÖTELEZŐ | A működési hely címében a közterület jellegének kiválasztása. | ||
Házszám | A működési hely házszáma. | KÖTELEZŐ | A működési hely címében a házszám. | ||
Emelet | Megadhatjuk, hogy a működési hely mely emeleten van. | A működési hely címében az emelet megadása (ha van) | |||
Ajtó | Megadhatjuk a működési hely ajtó számát. | A működési hely címében az ajtó megadása (ha van) | |||
Telefonszám | Megadhatjuk a működési hely telefonszámát. | A működési hely hivatalos telefonszáma | |||
Fax | Megadhatjuk a működési hely faxszámát. | A működési hely hivatalos fax száma | |||
E-mail cím | Megadhatjuk a működési hely e-mail címét. | A működési hely hivatalos e-mail címe | |||
Működési hely típusa | A működési hely típusát kiválaszthatjuk a | KÖTELEZŐ | A működési hely típusát állítsuk székhelyre, ha a vezető munkahelye itt található. A működési hely típusát állítsuk tagintézményre, ha a tagintézmény-vezető munkahelye itt található. | ||
Tagintézmény vezetője | Megadhatjuk a tagintézmény vezetőjének nevét. | "Tagintézmény" Működési hely típus esetén megjelenő mező. | |||
A telephely anyaintézménye | Azt a működési helyet kell kiválasztani a listából, amelynek telephelye ez a hely. | "Telephely" Működési hely típus esetén megjelenő mező. |
Működési helyek listája
A működési helyeket a menüsorból a 'Nyilvántartás' főmenü 'INTÉZMÉNYI ADATOK' blokkjának 'Intézmény' menüpontjában érhetjük el.
Működési hely adatainak módosítása
A menüsorban válasszuk a 'Nyilvántartás' menü 'INTÉZMÉNYI ADATOK' blokkjának 'Intézmény' menüpontját!
A működési helyek főbb adatait tartalmazó sorok jobb szélén található 
ikonra kattintva kezdeményezhetjük a működési hely adatainak módosítását.
A kiválasztott működési hely adatait tartalmazó ablakban módosíthatjuk a működési hely jellemzőit.
Az adatok módosítása után a gombra kattintva lehet elmenteni a változtatásokat. A sikeres mentés után a működési helyek listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
Működési hely törlése
A KRÉTA rendszerben a tévesen vagy hibásan felvett működési helyek törlésére is van lehetőség. Általános szabályként elmondható, hogy biztonsági okokból csak akkor lehet egy elemet törölni, ha nem létezik hozzá kapcsolat, de az is előfordulhat, hogy bizonyos elemek egyáltalán nem törölhetők. A működési helyek törlését az alábbi módon lehet végrehajtani:
A menüsorban válasszuk a 'Nyilvántartás' menü 'INTÉZMÉNYI ADATOK' blokkjának 'Intézmény' menüpontját!
A működési helyek adatait tartalmazó sorok jobb szélén található 
ikonra kattintva kezdeményezhetjük a működési hely törlését!
A törlés előtt egy ablakban megjelenik a törlési folyamat megerősítése! "Biztosan törli?"
Az 
gombra kattintva lehet megerősíteni a törlést! A 
nyomógombra kattintva megszakíthatjuk a törlési folyamatot!
A törlés megerősítése után a program ellenőrzi, hogy a működési hely törölhető-e? Abban az esetben, ha a működési hely nem törölhető, akkor egy hibaablakban megjelenik annak az oka, hogy a működési hely miért nem törölhető.
Ha a törlés sikeresen megtörtént, akkor egy üzenetablakban megjelenik a sikeres törlési művelet nyugtázása! A sikeres törlés után a működési helyek listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
Működési helyek adatainak megtekintése
A működési helyek adatainak megtekintése lehetőséget biztosít, hogy a KRÉTA programban olvasási jogosultsággal megnézhessük a működési helyek adatait. Az adatok megtekintéséhez az alábbi műveleteket kell végrehajtani a programban:
A menüsorban válasszuk a 'Nyilvántartás' menü 'INTÉZMÉNYI ADATOK' blokkjának 'Intézmény' menüpontját!
A működési helyek adatait tartalmazó sorok jobb szélén található 
ikonra kattintva kezdeményezhetjük a kiválasztott működési hely adatainak megtekintését!
Az ablak bezárásához kattintsunk az ablak alján található 
gombra!
Működési helyek adatainak exportálása
A KRÉTA rendszerben lehetőség van a működési helyek adatainak Excel táblázatba történő exportálására. Az exportálás végrehajtásához az alábbi műveleteket kell végrehajtani:
A menüsorban válasszuk a 'Nyilvántartás' menü 'INTÉZMÉNYI ADATOK' blokkjának 'Intézmény' menüpontját!
A Működési helyek adatainak exportálásához az
gombra állva, kattintsunk a megjelenő 
feliratra!Az exportálás után - a böngészőprogram beállításaitól függően - automatikusan letöltődik az Excel táblázat!
Feladatellátási hely törvényi meghatározása
A 2011. évi CXC. törvény 4. §-a szabályozza a feladatellátási hely fogalmát, amely az a cím, ahol a köznevelési intézmény alapító okiratában, szakmai alapdokumentumában foglalt feladat ellátása történik.
2013-tól az Oktatási Hivatal úgy alakította át a statisztikai adatközlést, hogy minden statisztikai feladatellátási helyhez rögzíteni kell egy pontos címet is, így minden épületre külön-külön is lebonthatóvá válnak a legfőbb adatok.
Feladatellátási hely kapcsolata az ellátott köznevelési feladattal
A KRÉTA rendszer alkalmas az eltérő szerkezetű statisztikai lekérdezések kiszolgálására is, hiszen az intézményi adatokat az intézmény feladatellátási helye(i)hez (székhely, tagintézmény, telephely) rendelt ellátott feladattal azonosítja. Ilyen értelemben a feladatellátási hely egyrészről azonosít egy székhelyet, telephelyet, tagintézményt (ezt a KRÉTÁ-ban működési helynek nevezzük), továbbá az ott ellátott köznevelési feladatot is. A kettő együttesen adja meg a konkrét feladatellátási helyet.