A KRÉTA e-Ügyintézés alkalmazás intézményi felületeinek működésének szabályozása a bal oldali panelon található 
- menüpont kiválasztásával kezdeményezhető.
Az üzenetváltáshoz kapcsolódó beállítások csak abban az esetben végezhetők el, ha az Üzenetek-fülön bepipáljuk a jelölőnégyzetben, hogy az intézmény a funkciót használni kívánja-e (alapértelmezésben a funkció nincs bekapcsolva):
- A bepipálást követően megnyíló beállítási mátrixban a lehetséges küldő szerepkörök az első oszlopban, a lehetséges fogadói szerepkörök a első sorban találhatók meg. A táblázat celláiban tudjuk az üzenetváltási irányokat engedélyezni (alapbeállítás szerint mindegyik üzenetváltási irány NEM-értéken szerepel). A beállítások szerkesztése akkor válik aktívvá, ha a sor végén található
szerkesztés engedélyezése-ikonra kattintunk:
Az egyes cella- (üzenetváltási irány)-beállítások vagy két értékűek (Igen/Nem) vagy három értékűek (Igen/Nem/Saját) lehetnek:
- az IGEN-érték azt jelenti, hogy a Küldő – > Fogadó irányban engedélyezzük az üzenetváltást az intézményi rendszerben minden olyan felhasználó részére, aki az adott sor- illetve az oszlop fejlécben megnevezett.
- a NEM-érték azt jelenti, hogy a Küldő – > Fogadó irányban nem engedélyezzük az üzenetváltást az intézményi rendszerben minden olyan felhasználó részére, aki az adott sor- illetve az oszlop fejlécben megnevezett.
- a SAJÁT-érték azt jelenti, hogy a Küldő – > Fogadó irányban csak olyan felhasználó(k) részére küldhető üzenet, aki(k) egy adott osztályhoz / csoporthoz tartoznak.
Az üzenetküldési engedélyek beállításait a sor végén található 
- gombra kattintva tudjuk rögzíteni, illetve a kiválasztott beállítást pedig a 
gombra kattintva tudjuk visszavonni.
Az Alkalmazott - kategória magában foglalja az összes intézményi alkalmazottat, akik a KRÉTA Adminisztrációs moduljának Alkalmazottak-ablakában alkalmazottként rögzíthető a rendszerben (az alkalmazottak részletes leírása itt található meg a tudásbázisban: Alkalmazottak).
Üzenetváltási példatár:
- Üzenetváltás tanár - tanuló(k) között
- Üzenetváltás tanár - gondviselő(k) között
- Üzenetváltás vezetőség - tanár(ok) között
- Üzenetváltás vezetőség - tanuló(k) között
- Üzenetváltás gondviselő - osztályfőnök között
- Üzenetváltás gondviselő - szaktanár között
- Üzenetváltás tanuló - osztályfőnök között
- Üzenetváltás tanuló - szaktanár között
- Üzenetváltás SZMK képviselő - gondviselő(k) között
- Üzenetváltás adminisztrátor - tanuló(k) között