Lehetőségünk van rögzíteni a KRÉTA naplóban, ha egy osztálynak a tanítási óráktól eltérő programja van. Ez lehet bármilyen külső program, színház- vagy múzeumlátogatás, közművelődési program vagy osztálykirándulás.
A program adminisztráláshoz az alábbi lépeseket tegyük meg:
- Az adott napról töröljük ki az osztály óráit. Ha nem akarjuk törölni őket, akkor azt is megtehetjük, hogy elmaradtnak álltjuk be őket előre.
- Töröljük ki (vagy állítsuk elmaradtra) azokat az órákat, melyek az osztályhoz vannak rögzítve, és az osztálybontásos órákat.
- NE töröljük azokat a csoportbontásokat, melyeken más osztályok tanulói is részt vesznek (kivéve, ha az érintett másik osztály vagy osztályok tanulóinak is egyedi napja van, és az ő óráik is törlésre kerülnének).
- Vegyünk fel megfelelő számú órát a kísérő pedagógusnak az osztályhoz, amit majd naplózni lehet, és ahol fel lehet jegyezni a kirándulás programját és a hiányzókat.
Az ilyen típusú napok rögzítésekor az alábbi kérdések merülhetnek fel:
- Milyen órát rögzítsünk az osztálynak?
Legtöbbször osztályfőnöki órát szoktunk rögzíteni, de bármilyen óra megadható. Ha a közművelődés célja pl. a Földrajzi Múzeum, akkor indokolt lehet földrajz órát felvenni az osztálynak.
- Mi a teendő, ha a kísérő pedagógusnak nincs ilyen órája az osztállyal?
Ilyen esetben vegyünk fel a TTF-ban az adott tanárnak egy új foglalkozást az osztállyal, melyhez nullás óraszámot adjunk meg. Ezzel egy olyan "technikai" TTF elemet hozunk létre, amely nem befolyásolja az iskola összóraszámát, de lehetővé teszi a foglalkozás rögzítését az órarendben.
- Milyen termet adjunk meg a foglalkozásokhoz?
Mivel a KRÉTA rendszerben lehetőség van bármikor újabb termeket rögzíteni, megtehetjük, hogy felveszünk egy "Egyéb helyszín" vagy "Egyéb, külső helyszín" termet, és ezt adjuk meg az ilyen típusú programokhoz.
- Hány órát rögzítünk az osztálynak?
Megadható annyi tanítási óra a 
nézetben, ahány tanóra helyett, amelyek időtartama alatt tart a program. Ezen felül lehetőség van a 
nézetben egyetlen blokkban rögzíteni az eseményt. Itt a foglalkozás kezdő- és befejező időpontjának a program tényleges adatait rögzítsük.
- Ha több pedagógus kíséri a tanulókat, hogyan rögzítsük a naplóban?
Az egyik kollégának mindenképpen fel kell venni órákat a naplóba, hogy legyen hova rögzíteni a hiányzókat, de megtehetjük, hogy minden kísérőnek felvesszük ezeket az órákat. Azonban ilyen esetben is csak az egyik kísérő rögzítheti a hiányzókat és jelenlévőket, a többiek vegyék ki a tanulók jelenlétét az óráikról. Ha nem az előbbiek szerint járunk el, akkor megtehetjük, hogy csak az egyik kollégának rögzítjük az órákat, a többi kísérőnek pedig a 
felületén jelöljük az elfoglaltságát.
- A kísérő pedagógusok helyettesítését kinek rendeljük el?
Ez teljes mértékben az iskola döntése. A "régi időkben" ezt "0 %-os" helyettesítésnek neveztük, és azt küldtük be helyettesíteni, akinek elmaradt az órája a külön programon levő tanulókkal. Jelenleg az iskolák vezetésének az egyenlő terhelés alapelvét figyelembe véve kell intézni a belső működését.