A gondviselők belépési adatait, a felhasználónév-jelszó párost, a 'Nyilvántartás/Tanulók' menüpontban lehet megadni, a választott diák adatai között, a 'Gondviselő'-fülön, a gondviselő adatai között. E megoldási lehetőségen kívül még importálással is meg lehet adni, vagy megváltoztatni a gondviselők belépési adatait.
Első lépésként ki kell exportálni a rendszerben levő gondviselők aktuális adatait, vagy letölteni a sablon fájlt, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, amelyet később vissza tudunk importálni a KRÉTA rendszerbe. Ehhez kattintsunk az 
gombra, majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot. Az aktuális adatok exportjának táblázatában nem jelennek meg a gondviselők által megadott egyedi, titkos jelszavak.
A táblázat szerkezete
A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt! Ne vegyen fel új sorokba, új gondviselőket sem!
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el azt egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a 
gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az 
gombra.
Hiba az importálás közben
Ha a rendszer nem tudja importálni a fájlt, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni.