A külső gyakorlatok rögzítésére több lehetősége is van az intézményeknek a Kréta rendszer használata során, amelyek közül Centruma útmutatásai szerint járjanak el!

1. Külső gyakorlati hely és külső gyakorlati alkalmazott rögzítése

• a külső gyakorlatokat egy fiktív, külső gyakorlati oktatóhoz rögzítsék fel, akár az összes órát egy ilyen hozzáféréshez, akár (javaslatunk szerint abban az esetben, ha a tanulók maximum 5-10 munkahelyen vannak) munkahelyenként külön-külön is megtehetik ezt.
• a tanulók tevékenységét, tehát gyakorlati mulasztásaikat, jegyeiket ezeken a fiktív vagy külső alkalmazottakon keresztül tudják a rendszerben rögzíteni.
• ebben az esetben a tantestület tantárgyfelosztási adatai/óraszámai a valóságot fogják tükrözni, azonban megjelennek fiktív alkalmazottak, de ezek létezését és kezelését a Centrummal egyeztetve nyilván tudják tartani, a tanulók adatai mind megjelennek a rendszerben, de a tanulók adatait külső személyek kezelik.

2. Külső gyakorlati tantárgy és belső fiktív gyakorlati alkalmazott rögzítése

• a külső gyakorlatokat fiktív alkalmazottakhoz rögzítsék, vagy az egész intézményét egyben, vagy évfolyamonkénti, vagy osztályonkénti bontásban.
• vagy a gyakorlati oktatásvezető, vagy évfolyamfelelős, vagy az adott osztályfőnök megkaphatja ezeknek a fiktív alkalmazottaknak a belépési adatait.
• a tanulók tevékenységét, tehát gyakorlati mulasztásaikat, jegyeiket ezeken a fiktív alkalmazottakon keresztül tudják a rendszerben rögzíteni.
• ebben az esetben a tantestület tantárgyfelosztási adatai/óraszámai a valóságot fogják tükrözni, azonban megjelennek fiktív alkalmazottak, de ezek létezését és kezelését a Centrummal egyeztetve nyilván tudják tartani, a tanulók adatai mind megjelennek a rendszerben, és a tanulók adatait belső személyek kezelik.

3. Külső gyakorlati tantárgy rögzítése az osztályfőnökökhöz

• a külső gyakorlatokat az adott osztály osztályfőnökéhez rögzítsék.
• az osztályfőnökök számára a tanulók munkahelyi heteire vegyenek fel (a tanulók korától függően 7 vagy 8 óra) tanórákat, a tanóra adatainál jelölve a "Párhuzamos tanóra" jelölőnégyzetet.
• a tanulók tevékenységét, tehát gyakorlati mulasztásaikat, jegyeiket az osztályfőnök fogja adminisztrálni a sajt belépési felületén, minden napján, amikor az osztálya munkahelyen van 2 tanóra jelenik meg egy-egy csengetési tanóra helyén számára, az egyik egy szakos órája, a másik pedig az osztálya munkahelyi tevékenysége lesz.
• ebben az esetben a tantestület tantárgyfelosztási adatai/óraszámai a valóságot nem fogják tükrözni, mivel az osztályfőnököknél heti szinten is magas számban megjelennek a külső gyakorlati órák, de ezek létezését és kezelését a Centrummal egyeztetve nyilván tudják tartani, a tanulók adatai mind megjelennek a rendszerben, és a tanulók adatait belső személyek, a saját osztályfőnökeik fogják kezelni.

• a tanóra rögzítésének feltétele, hogy legyen témája. Ez vagy tanmenet feltöltésével, vagy minden órára kézzel való felvitellel valósítható meg. téma nélkül a tanóra nem adminisztrálható. 

Külső gyakorlati helyen megvalósuló órák szétbontása

• amennyiben a kerettanterv több tantárgyat is munkahelyi megtartásba sorol, akkor a fentiek szerint hozzák létre minden egyes tantárgyat, hogy a dokumentációban is szétbontva tudják kezelni ezeket