Az adminisztrációs rendszerben lehetőség van az intézmény számára, intézményi szinten egységes mondatbanki elemek rögzítésére a KRÉTA rendszerben, majd ezek használatára az Értékelések során. A rögzített mondatbanki elemek a beállításoknak megfelelően minden, vagy csak bizonyos "ÉRTÉKELÉS TÍPUS", "ÉVFOLYAM TÍPUS" és "TANTÁRGY" esetében kérhetők le.
A KRÉTA rendszerben a szöveges értékelések egyszerűbb kezeléséhez lehetőség van az iskolának saját mondatbank létrehozására.
Értékelés mondatbank importálása
Az Importálások-Értékelés mondatbank importálás menüpontban lehetséges.
Importálási módok meghatározása
A Mondatbank importálása során ki kell válaztani a lehetőségek közül, hogy milyen típusú importálást szeretne a felhasználó végrehajtani:
IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA felületen jelenleg 2 választási lehetőség van a kívánt funkciót bejelölni:
- Meglévő adatok megtartásával és az új adatok beszúrásával: A KRÉTA programban már megtalálható adatok nem kerülnek módosításra, az importálás csak az új adatokat rögzíti a rendszerben. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha nem akarjuk módosítani a KRÉTA rendszerben meglévő adatokat, csak az új - a rendszerben még nem létező - elemeket szeretnénk importálni.
- A korábban importált adatok törlésével: A KRÉTA rendszerben korábban importált adatokat a művelet törli és az új adatokat rögzíti a rendszerben. A KRÉTA felületről felvett (nem importálással rögzített adatokat), valamint a KRÉTA rendszerben korábban importált de utána módosított adatokat a művelet TÖRÖLNI fogja. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha az importálás előtt minden korábban beimportált adatot törölni szeretnénk, majd újra betölteni az új adatokat.
IMPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:
FÁJL KIVÁLASZTÁSA gombra megnyomása után kijelölheti azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálásra kerülnek.
Ügyeljen arra, hogy mindig a megfelelő, legfrissebb sablonban készült Excel (XLSX) állományt importálja a rendszerben. A mintatáblázatokat a 
"Sablon letöltése" gomb megnyomásával töltheti le számítógépére.
A'FÁJL KIVÁLASZTÁSA' gomb megnyomásával jelölheti ka azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálását szeretné elvégezni.
Az 'IMPORT ELŐNÉZET KÉSZÍTÉSE' gomb megnyomása után lehetősége lesz az importálási adatok előnézetének megtekintésére és ellenőrzésére, valamint - probléma esetén - az importálás megszakítására vagy folytatására!
A rendszerben jelenleg tárolt Mondatbankot az Export szekció / Aktuális adatok exportálása funkciójával kérheti le.
Feltöltött szövegek
Javasolt feltölteni a teljes, adható szöveges értékelés repertoárt egy-egy mezőbe, amiből az értékelés során a pedagógus a nem érvényes részeket törölni vagy kiemelni (aláhúzás, félkövér vagy döntött betűtípusra állítás...) tudja. Például:
Írás
Az íráshoz való viszonyulás
- Írásos tevékenységet szívesen végez.
- Írásos tevékenységet nem mindig végez szívesen.
- Írásos tevékenységet egyelőre nem szívesen végez, hamar elfárad, írástechnikai készsége még nem elég fejlett.
- Írásos tevékenységet egyelőre nem szívesen végez, mert ...
Íráskép
- Betűalakítása, betűkapcsolása szabályos, esztétikus.
- Betűalakítása, betűkapcsolása időnként nem egészen szabályos.
- Betűalakítása, betűkapcsolása gyakran szabálytalan.
- Betűalakítása, betűkapcsolása pontatlan.
stb...
Értékelés mondatbank beállítása
A Nyilvántartás-Testreszabás funkcióban az 
gombra kattintva lehet felvenni az új elemeket a mondatbankba, valamint törölni és módosítani a már korábban felvett elemeket is. A nyomógombra kattintva megjelennek a már korábban rögzített szöveges sablonok.
A szöveges sablonok adatai
A szöveges sablonokhoz az alábbi elemeket lehet megadni
| MEGNEVEZÉS | TARTALOM | SPECIALITÁS | ALAPÉRTELMEZÉS | LEÍRÁS |
|---|---|---|---|---|
| Rövid név | A rövid név esetében megadható, hogy az Elektronikus naplóban a Értékelések funkció áttekintő felületén milyen rövidítés jelenjen meg. | A rövid név tartalmazza azt a 1-3 karakter hosszú rövidítést amely az Elektronikus naplóban a Értékelések funkció áttekintő felületén rövidítés jelenik meg. Ha nincs megadva a rövidítés akkor az általános szöveges értékelés rövidítése, egy "sz" szöveg fog megjelenni az áttekintő felületen. | ||
| Szöveg | A szöveg mező tartalmazza azt a szöveget amely a mondatbankból kiválasztható lesz. | KÖTELEZŐ | A szöveges mondatsablon tartalma. | |
Tanuló értékelés típus | A listából ki lehet választani, hogy a szövegsablon milyen típusú értékeléseknél jelenjen meg. | KÖTELEZŐ | Mind | A lenyíló listában ki lehet választani, hogy az adott szövegelem csak bizonyos típusú (pl. félévi vagy év végi) értékeléseknél jelenjen csak meg. Abban az esetben ha a MIND elemet választjuk ki, akkor a szövegsablon minden értékeléstípus esetében használható lesz. Ezt az értéket csak akkor javasoljuk módosítani ha olyan szövegelemet veszünk fel, amelyet csak egy adott típusú értékelésnél szeretnénk használni. A legtöbb esetben javasoljuk a MIND beállítást, hogy a szövegsablon többféle típusú értékelésnél is használható lehessen. |
| Évfolyam típus | A listából kiválasztható, hogy az adott szövegsablon csak a megadott évfolyamú osztályok és csoportok esetében használható. | KÖTELEZŐ | MInd | A lenyíló listában ki lehet választani, hogy az adott szövegelem csak bizonyos évfolyamú osztályok és csoportok értékelésénél jelenjen meg, így különválasztható pl. az első osztályos és a második osztályos szöveges értékelések megjelenésének módja. |
| Tantárgy | A listából kiválasztható, hogy az adott szövegsablon csak a megadott tantárgyak értékelése esetében használható. | KÖTELEZŐ | Mind | A lenyíló listában ki lehet választani, hogy az adott szövegelem csak a kijelölt tantárgyak értékelésénél jelenjen meg, így a különböző tantárgyak értékelésénél csak az adott tárgyra jellemző szövegsablonok jelennek meg. A legtöbb esetben célszerű a tantárgyakhoz kapcsolni a szöveges mondatsablonokat és csak az általánosan használt szövegelemeket (pl. megfelelt, kiválóan megfelelt, felmentve stb.) célszerű a MIND értékre állítani. |
Új szövegsablon létrehozása
A KRÉTA rendszerben a szövegsablon létrehozását az alábbi módon lehet végrehajtani:
- A menüsorban válasszuk a 'Nyilvántartás' menü 'Testreszabás' funkcióban 'Speciális beállítások' szekció 'Tanuló értékelés mondatbankjának beállítása' nyomógombot!
- Az
nyomógombra kattintva kezdeményezhetjük az új szövegsablon adatainak megadását! A szövegsablonok adatait tartalmazó ablakban adjuk meg a szöveges értékelés sablonjának adatait!
- Az adatok megadása után a
gombra kattintva lehet elmenteni az adatokat. Abban az esetben, ha valamelyik kötelező adatot nem adtuk meg, akkor a program figyelmeztető üzenetet küld, hogy mely adat/adatok megadása kötelező! - A mentés után a szövegsablonok listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
Szövegsablon adatainak módosítása és törlése
- A menüsorban válasszuk a 'Nyilvántartás' menü 'Testreszabás' funkcióban 'Speciális beállítások' szekcióban a 'Tanuló értékelés mondatbankjának beállítása' nyomógombot!
- A szövegsablonok adatait tartalmazó sorok jobb szélén található
ikonra kattintva kezdeményezhetjük a kiválasztott szövegelem tulajdonságainak módosítását, a 
ikonnal a törlését. - A kiválasztott szövegelem adatait tartalmazó ablakban módosíthatjuk a terem jellemzőit.
- Az adatok módosítása után a gombra kattintva lehet elmenteni a változtatásokat.
- A sikeres mentés után a termek listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.