Eszközök áthelyezésére a fenntartó, illetve a projektvezető (Klebelsberg Központ, továbbiakban KK) jogosult. A fenntartó saját fenntartásában lévő intézményei között, míg a projektvezető bármely (projektben részt vevő) intézmény között tud eszközöket áthelyezni.
Eszköz átvételének kezdeményezése-Eset indítása
Az intézménytől fenntartóhoz történő eszköz átvételi folyamatot a fenntartó esetfelelőse indítja a TESZEK felületén az eset rögzítésével.
A TESZEK modulban az Esetkezelés menüpontra kattintva az Esetek áttekintése felület jelenik meg. Új esetet az esetek táblázata felett elhelyezkedő Hozzáadás (
ikon) gombra kattintva tudunk létrehozni. A megjelenő Munkafolyamat kiválasztása ablakban először az esethez tartozó munkafolyamatot (IKT eszköz áthelyezés) kell kiválasztani a legördülő menüből, majd azt az intézményt, akitől vissza szeretnénk venni az eszközt.
Mentés után az Eset létrehozása oldalra visz a rendszer. Az Alapadatok lapfülön szükséges kiválasztani azt az eszközt, amelyet át szeretnénk venni az intézménytől. A Teszek azonosító mező melletti kék ikonra kattintsunk.
kitöltés
Az oldalon a szürke mezők inaktívak, nem szerkeszthetők, míg a fehér mezők szerkeszthetők. A piros csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező!
Megjelenik az Eszközök áttekintő képernyője, melynek táblázata a felhasználó számára engedélyezett és kiválasztható eszközöket tartalmazza. Az eszköz kiválasztásához kattintsunk a sorára.
A További információk lapfülön az esethez kapcsolódó további információk megadására van lehetőség.
A képernyő jobb felső részén lévő Mentés ( 
ikon) gombra kattintva menthető el az adott eset. A program ellenőrzi, hogy minden kötelező mező kitöltésre került-e a képernyőn.
Értesítés
Új eset rögzítéséről értesítést kap az eszközt használója, felelősség vállalója; tanuló esetén a gondviselője is.
Az így létrehozott eset "Befogadott" státuszba kerül.
Esethez kapcsolódó feladat rögzítése
Az IKT eszköz átvétele esethez különböző feladatokat rögzíthetünk, például:
- kérhetjük az intézményt, hogy ha az eszköz használatban van, szüntesse meg azt;
- kérhetjük az intézményt, hogy az intézménytől fenntartóhoz történő eszköz átadási dokumentum aláírt példányát töltse fel;
- kérhetjük az intézményt, hogy az eszköz elszállításáról szóló szállítólevél töltse fel.
Feladat rögzítéséhez először az Esetkezelés menüben válasszuk ki azt az esetet, amelyhez szeretnénk feladatot rögzíteni. Az eset kiválasztása után a Feladatok lapfülön kattintsunk a jobb felső Hozzáadás (
ikon) gombra.
Ezután a Feladat létrehozása képernyőn megjelenő csillaggal jelölt mezőket töltsük ki.
A képernyő jobb felső részén lévő Mentés ( ikon) gombra kattintva menthető el a rögzített feladat. A program ellenőrzi, hogy minden kötelező mező kitöltésre került-e a képernyőn.
Ezzel az esethez kapcsolódó feladatot létrehoztuk. A feladat felelősének választott személy értesítést kap a feladatról.
Egy esethez több feladat is tartozhat, de új feladatot csak akkor lehet indítani, ha a korábbit lezártuk!
Eszköz átvétele intézménytől
Amennyiben az intézmény a számára kijelölt feladatot elvégezte. A fenntartó esetkezelője értesítést kap a feladat státuszváltozásáról. A fenntartó ezután az elvégzett feladatot a következőképpen ellenőrzi le:
Az Esetkezelés menüben kattintsunk az eset sorára, majd a jobb felső részen megjelenő Szerkesztés ikonra kattintva megjelenik az eset szerkesztő képernyője.
Az Eset szerkesztése oldalon a Feladatok lapfülön a táblázatban megjelenik a az intézmény által készre jelentett feladat, amely "Elvégzett" státuszt kapott. A feladat sorára kattintva a jobb oldalon megjelenik a Szerkesztés gomb (ikon). Erre kattintva tudjuk a feladatot újraindítani, elfogadni, vagy lezárni.
A feladat lezárása után tudja a fenntartó a felületen a kért eszköz átvételét adminisztrálni.