Az intézmény a következő tanév előkészítéséhez ún. Előzetes tantárgyfelosztást (ETTF) készít.
Adatszolgáltatás beküldése
A KRÉTA rendszerben ezt az adatszolgáltatás funkciót akkor tudja elérni, ha megjelent a következő tanév előkészítési felülete. Ez általában a tanítási év végén, nyári szünet elején érhető el a következőképpen:
- A képernyő bal felső sarkában található tanévváltó funkcióval válassza ki a következő tanévet! A képernyő címsorának háttere megváltozik, ezzel jelezve, hogy nem az aktuális tanévet kezeli a rendszer.
- Majd kattintson az Adatszolgáltatások főmenüpontra!
3. Az 'Előzetes tantárgyfelosztás' menüpontban a 'Fenntartói elfogadásra küldés' gomb megnyomásával tudja az adatszolgáltatását fenntartói ellenőrzésre küldeni.
Előzetes tantárgyfelosztás előkészítése
Az Előzetes tantárgyfelosztás elkészítéséhez a következő tanévi felületen szükséges az alábbi ellenőrzést, előkészítést elvégezni:
- Pedagógusok listájának felülvizsgálata
- A következő tanévi osztályok, csoportok létrehozása
Pedagógusok listájának felülvizsgálata
A következő tanévi felületre azon alkalmazottakat, akiknek nem jár le a jogviszonya automatikusan átviszi a rendszer. Ha távozik kolléga, vagy egyéb ok miatt van olyan álláshelyünk, amely nincs betöltve, akkor szükséges Új Betöltetlen álláshely rögzítése. Célszerű annyi Betöltetlen álláshelyet rögzíteni, ahány kollégát szeretnénk a következő tanévben felvenni.
Osztályok, csoportok létrehozása
A következő évi osztályok és csoportok létrehozását a következő tanévi felületen a 'Léptetések' főmenüben az OSZTÁLYOK/CSOPORTOK szekcióban lévő menüpontokkal legegyszerűbb elvégezni. A léptetéssel a jelen tanévi osztályokat/csoportokat tudja a következő tanévi felületen létrehozni. Így létrejön például a következő tanévi 6.a osztály minden korábbi jellemzőjével (évfolyam, tanterv, feladatellátási hely stb), de még tanulók nélkül. Az előzetes tantárgyfelosztáshoz nem szükséges, hogy az osztályokban, csoportokban tanulók legyenek, tehát elég csak az osztályokat és a csoportokat léptetni. Az osztályok/csoportok léptetése után lehetőség van tervezett létszám beírására. A tervezett létszám beírását főleg a csoportok esetében szokta kérni a fenntartó.
Amennyiben szükséges, úgy hozza létre a következő tanévi felületen az új osztályokat és csoportokat is.
A fenti két pontban leírt ellenőrzések és léptetések után már el tudják készíteni a következő tanév előkészítéseképpen az előzetes tantárgyfelosztást.
A tantárgyfelosztás elkészítésének részletes leírása a Tantárgyfelosztás (TTF) adatszolgáltatás fejezetben található.