A gondviselők belépési adatait, a felhasználónév-jelszó párost, a 'Nyilvántartás/Tanulók' menüpontban lehet megadni, a választott diák adatai között, a 'Gondviselő'-fülön, a gondviselő adatai között. E megoldási lehetőségen kívül még importálással is meg lehet adni, vagy megváltoztatni a gondviselők belépési adatait.
A gondviselők aktuális adatainak a módosításához vagy új adatok megadásához letölthetünk egy
- üres sablon fájlt is a
gomb segítségével, amelyet később importálunk a KRÉTA rendszerbe, - vagy a jelenleg a rendszerben lévő Gondviselői adatok listáját tartalmazó sablon fájlt a menüpontban található
gombra kattintva.
Majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot. Az aktuális adatok exportjának táblázatában nem jelennek meg a rendszerben lévő egyedi, titkos jelszavak.
EXPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:
Mindkét táblázat esetén több adatoszlopban legördíthető listából választhatóak ki az értékek
A Gondviselői hozzáférések importálása során használható sablonban megjelenítésre került több adatszótár lista.
A második és további munkalap fülek tartalmazzák az elérhető és használható adatszótár elemeket a pontos adatfelvitel elősegítésére.
Az adatszótár elemek az oszlopba akár bemásolhatók, akár a beépített legördülő menüből kiválaszthatók a kívánt értékekkel.
A táblázat szerkezete
A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt! Ne vegyen fel új sorokba, új gondviselőket sem!
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a 
gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az 
funkcióra.
Az import során több lépést kell beállítani a kívánt eredmény eléréséhez.
IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA felületen jelenleg 1 választási lehetőség van a kívánt funkciót bejelölni:
BEÁLLÍTÁSOK:
- A Fájl letöltése hozzáférés generálás után funkció esetén az importáláskor letöltésre kerül egy a hozzáférési adatokat tartalmazó nyomtatható PDF dokumentum.
- Amennyiben az import állomány tartalmaz gondviselői e-mail-címeket is, a Belépési adatok kiküldése emailben funkció esetén az importáláskor a rendszer elküldi az importált felhasználóknak a belépési adatait az import dokumentumban rögzített email címekre.
Mindkét mód használata azonos személynél kerülendő!
Fontos, hogy amennyiben egy felhasználó e-mail-ben megkapja a jelszó létrehozási/módosítási kezdeményezét, és azt végre is hajtja, akkor a legenerált PDF állományban szereplő jelszóval már nem fog tudni belépni a rendszerbe.
Ezért javasolt, hogy a kigenerált PDF állományban lévő belépési adatokat csak azoknak a Gondviselőknek legyen kiosztva, akiknek e-mail-címével nem rendelkeztük, akik nem kaptak elektronikus értesítést ezekről az adatokról.
IMPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:
- A FÁJL KIVÁLASZTÁSA gomb megnyomása után kijelölheti azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálásra kerülnek. Ügyeljen arra, hogy mindig a megfelelő sablonban készült Excel (XLSX) állományt importálja a rendszerben. A mintatáblázatokat a sablonok letöltése gomb megnyomásával töltheti le számítógépére.
- Az IMPORT ELŐNÉZET KÉSZÍTÉSE gomb megnyomása után lehetősége lesz az importálási adatok előnézetének megtekintésére és ellenőrzésére, valamint - probléma esetén - az importálás megszakítására vagy folytatására!
- Az IMPORT ELŐNÉZET felugró ablakban megjelenik, hogy a folyamat során milyen változások lesznek a rendszerben.
- Az ablakban a baloldali füleken kiválasztható elemek bármelyikét kiválasztva tételesen is megtekinthető az, hogy az importálás során milyen változás történik a tartalomban.
A 'Nem importálható sorok'-fülön megjelenő sorok tájékoztatnak arról, hogy az Excel-táblában milyen nem importálható sorok találhatók. Ezeket kijavítva ha az 'Összefoglalás'-fülön a 'Nem importálható' oszlopban nem találunk pozitív értékeket, akkor az gombra kattintva véglegesíthetjük az adatok importálását. - A "Nem importálható sorok exportálása" funkció segítségével a nem importálható adatsorokat tartalmazó táblázatot tölt le gépünkre a rendszer.
- Ha a feltöltés sikeres volt, akkor a program a megfelelő menü felület oldalra navigál minket.
- Ha a feltöltés során hiba lépett fel, akkor erről hibaüzenetet kapunk, amely alapján módosíthatjuk az importálandó órarendet vagy a rendszerünk adatait.
Jelszómódosítás
Az importálással megadott jelszavakat a felhasználók gyorsan, lehetőleg az első belépésük alkalmával, változtassák meg a Profilbeállítások között, ezzel is biztosítva az adatok biztonságát, hitelességét.
Hiba az importálás közben
Ha a rendszer nem tudja importálni a fájl, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni.