Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a A TESZEK modulban a megfelelő jogosultsággal rendelkező alkalmazott hogyan tud 'Információkérés' esetet kezelni a felületen.

'Információkérés' folyamatleírás intézményeknek

'Információkérés' folyamatleírás fenntartóknak

A funkció használata:

Be kell jelentkezni a modulba az információkérés rögzítésére jogosult felhasználóval az intézmény vagy fenntartó (melynél fennáll az információkéréshez tartozó kérdés, kérés) rendszerébe (jelen példában ez a Tatabányai Tankerületi Központ).
A képernyő bal oldali menüsávjában az Esetkezelés feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen jelenik meg az Esetek áttekintésének menüpontja.

A tovább fejlesztések során az információkérés esethez kapcsolódóan az alábbi kiegészítések kerültek átvezetésre az áttekintő képernyőn:

• A képernyő táblázatában megjelenik az új Munkafolyamat kategóriája elnevezésű oszlop, mely a BEÁLLÍTÁS  funkciógombra kattintva megjelenő képernyőn is bekerült a megjeleníthető oszlopok közé, valamint az EXPORTÁLÁS  funkciógombon keresztül a lekérdezendő fájl-ban is szerepeltethető.

• A KERESÉS  funkciógombra kattintva megjelenő Keresési feltételek című képernyőn elérhető összetett kereső keresési feltételeivel lehetőség van régióra, státuszra, időintervallumra, fenntartóra, intézményre és címkére történő szűrésre is.

Az információkérés folyamatot vagy intézmény, vagy fenntartó indítja el (felteszi a kérdést), melyre a KK reagál (megválaszolja a kérdést).

Az információkérés új esetének felvitelére az esetek táblázata felett elhelyezkedő HOZZÁADÁS  funkciógombra kattintás által megjelenő képernyőn keresztül van lehetőség.

Először az esethez tartozó információkérés munkafolyamatot kell kiválasztani, majd utána lehet a konkrét esetet létrehozni. A funkciógombra kattintva megjelenik a Munkafolyamat kiválasztása című képernyő.

A mezők kitöltését követően, majd a MEHET  funkciógombra kattintva folytatható az eset rögzítése.

Megjelenik az Eset létrehozása című képernyő, melyen a konkrét új információkérés eset hozható létre.

A képernyőn alapesetben az Alapadatok fül az aktív, melyen lekerültek az eszközzel kapcsolatos, valamint a helyszínre vonatkozó információk, és felkerültek az alábbiak, melyek az eset rögzítő képernyőjén inaktívan jelennek meg:
• a címkék,
• a hozzászólás történet és
• az információkérésre adott válasz.

Az Eset leírása mezőben meg kell adni az információkérés esetének leírását, majd a képernyő jobb felső részén lévő MENTÉS  funkciógombra kattintva menthető el az adott eset.

Információkérés rögzítője elindítja a kérést a KK felé

Az adott információkérés eset elindítható a KK felé, melyről a KK megfelelő jogosultságú felhasználói e-mail értesítést kapnak.

Illetékes (KK-s) munkatárs magához veszi az információkérést és egyeztet

Ennek a lépésnek a végrehajtásához az illetékes (KK-s) munkatársnak (aki rendelkezik a megfelelő információkérés menedzser jogosultsággal) kell bejelentkeznie a Neptun KRÉTA TESZEK rendszermodulba a KK adatbázisába.
A képernyő bal oldali menüsávjában az Esetkezelés feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen megjelenik az Esetek áttekintésének menüpontja, ahol a táblázatban meg kell keresni az információkéréshez tartozó esetet (jelen példában ez a táblázat első sorában jelenik meg, de a táblázaton végrehajtható szűrések segítségével is megkereshető), melynek sorára kattintva, majd a táblázat felett jobb oldalon a SZEKESZTÉS  funkciógombra kattintva megnyitható az eset szerkesztő képernyője.

A szerkesztő képernyőn az esetet először a képernyő jobb felső részén található ESET ÁTVÉTELE  funkciógombra kattintva át kell venni, mellyel az adott eset felelősévé válik az adott felhasználó, a KK-s információkérés menedzser.

Az eset átvételéről megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az IGEN  funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset átvétele

Az eset átvétele után az információkérés esetek címkékkel (tag-ekkel) láthatók el, melyre a Címkék szerkesztése funkciógombon keresztül van lehetőség.

A funkciógombra kattintva megjelenik a Címkék szerkesztése képernyő.

A négyzetes részben lévő címkék között a címkehalmazban rögzített (előzőekben kifejtett Címkék menüpontban), és aktuálisan aktív címkék jelennek meg.

Az eset címkéit szerkesztheti (elhelyezheti):

o az információkérés felelőse, ha KK-s munkatárs, amíg az információkérés nincs lezárva, valamint
o az információkérés kezelésére jogosult KK-s munkatársak közül bárki, az információkérés lezárását követően.

• Címke a címke neve melletti jelölőnégyzet kipipálásával (a négyzetbe kattintva), majd a képernyő mentésével adható az információkérés esethez.
• Címkét törölni a Címkék szerkesztése képernyőn (pipát kivenni a kipipált négyzetéből, majd úgy elmenteni a képernyőt), vagy a címke melletti „x” gombbal lehet.

Az információkérés esetének átvétele után megkezdődik annak feldolgozása, egyeztetése.

Az egyeztetés történhet:

• a rendszeren belül az eset hozzászólás történetében,
• a rendszeren belül az eseten feladat kiosztásával (a már megszokott módon),
• a rendszeren kívül.

A három egyeztetés közül az alábbiakban a hozzászólás történetben történő rendszeren belüli egyeztetés kerül kifejtésre.

A hozzászólás rész (Fórum című része a képernyőnek) egyfajta kommunikációs, kollaborációs felületként szolgál.

Bárki, aki jogosult az információkérés megtekintésére, tehet bejegyzéseket (hozzászólásokat) az információkéréshez. A hozzászólás alapértelmezés szerint publikus lesz, a központi Információkérés menedzser tudja átállítani a bejegyzést nem publikusra.

Le nem zárt információkérés esethez új bejegyzés rögzíthető a HOZZÁSZÓLÁS HOZZÁADÁSA  funkciógombra kattintva megjelenő Hozzászólás hozzáadása című képernyőn.

A Fórum részben időrendben csökkenő sorrendben jelennek meg a bejegyzések.

A hozzászólások történetét a rendszer automatikusan kezeli. Az egyes hozzászólásokhoz kapcsolódóan automatikusan megjelenik

• egy ikon a bejegyző felhasználó nevének kezdőbetűivel,
• a bejegyző felhasználó e-mail címe,
• a bejegyzés ideje (dátum és idő formátumban),
• publikus-e vagy privát a bejegyzés,

• a bejegyzés szövege.

A legutolsó 5 hozzászólás jelenik meg a Fórum részben. Ha ennél több hozzászólás van, akkor egy betöltő jelzi a továbbiak betölthetőségét, melyre kattintásra betölti a további hozzászólásokat.

• A hozzászólások függőlegesen görgethetők.

A Fórum rész KERESÉS  funkciógombjára kattintva lehetőség van a hozzászólásokban keresni a megjelenő Keresés című képernyőn.

A képernyőn az alábbi szempontok szerint kezdeményezhető a keresés:

• a bejegyzés ideje szerint dátum intervallumra szűrve,
• a bejegyzés szerzőjére vonatkozóan megadható keresés a névre vagy e-mail címre vonatkozóan,

• a bejegyzés tartalmára vonatkozóan beírt szöveget tartalmazzon,

• Ha több feltétel együttesen kerül beállításra, akkor ÉS kapcsolat érvényesül a kereséskor.

• A keresési feltétel(ek) megadását követően a KERESÉS  funkciógombra kattintva indítható el a bejegyzések (hozzászólások) közötti keresés.

Az egyeztetést követően az eset Válasz mezőjében meg kell adni az adott információkérés esethez tartozó, megfogalmazásra került választ. 

Az információkérést a válasz megfogalmazása után az eset felelőse (KK-s munkatárs) csak lezárhatja, mely az eset szerkesztő képernyőjének LEZÁR  funkciógombjára kattintva lehetséges.

• A funkciógombra kattintva a lezárást megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az IGEN  funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset lezárása.

A lezárásról a rendszer automatikusan e-mail értesítést küld az információkérés indítójának.