Milyen újdonságokat tartalmaz a Felnőttképzési Adatszolgáltatási rendszer legújabb frissítései?
A felnőttképzés adatszolgáltatási rendszerében (továbbiakban: FAR) eddig a képzés adatlapján a képzés egy főre vetített (átlagos) díját lehetett megadni. Illetve abban az esetben, ha a résztvevő képzési hitelt vett igénybe, akkor a résztvevő adatlapján a képzésben részt vevő személy által ténylegesen fizetendő képzési díj összegét is meg kellett adnia a felnőttképzőnek. Egyéb esetben a képzésben résztvevőnél nem volt lehetőség a felnőttképzési szerződésben szereplő képzési díj megadására.
Továbbra is megmarad a lehetőség arra, hogy a teljes csoportra megadhassa a felnőttképző a képzési díjat (1.sz. ábra)
- sz. ábra: A teljes csoportra megadható képzési díj mező
Mostantól viszont a résztvevő adatlapján is meg kell adni a képzési díjat, de alapvetően a képzési adatlapon magadott képzési díj automatikusan átmásolódik a résztvevő adatlapjára is. Azonban ha az adott résztvevő felnőttképzési szerződésében szereplő díj eltér a képzési adatlapon megadott díjtól, akkor a résztvevő adatlapján ezt a felnőttképzőnek egyenként módosítania kell. Ahhoz, hogy a résztvevő képzési díját át lehessen írni a résztvevő adatlapján (aktívvá váljon a kitöltendő mező), ki kell pipálni a 2.sz.ábrán szereplő jelölőnégyzetet (2. sz. ábra).
2. sz. ábra: Képzési díj a résztvevői adatlapon
Új adatmezőként szerepel a FAR-ban a képzési adatlapon az átlagos képzési díj mező, amely számított értéket tartalmaz, így azt a felnőttképzőnek külön nem kell töltenie. Ebben a mezőben a résztvevőknél megadott képzési díj átlaga automatikusan megjelenik (3. sz. ábra: Átlagos képzési díj mező).
3. sz. ábra: Átlagos képzési díj mező
Továbbra is külön jelölőnégyzet szolgál a résztvevői adatlapon a képzési díj képzési hitelből történő megfizetésének jelölésére. Ha a felnőttképző bepipálja a jelölőnégyzetet, akkor a résztvevőhöz megadott képzési díjra vonatkozó képzési díjról információt kap a Diákhitel Központ. Amennyiben a résztvevő képzési díja nem került módosításra, akkor a Diákhitel Központ a képzés alapadatokon megadott képzési díjra vonatkozó adatot kapja meg. Az infobuborékban szereplő tájékoztató szöveg is ennek megfelelően változott (4.sz. ábra).
4. sz. ábra: Képzési díj képzési hitelből történő megfizetésének jelölése
Amennyiben a felnőttképző az import excel-tábla segítségével viszi fel a résztvevői adatokat, ebben is résztvevőnként tudja megadni a képzési díjat.
A korábbiakhoz képest változást jelent a képzésben résztvevők képzési kötelezettségének való elégtétel jelölése. A képzésben résztvevő adatlapján a képzés megkezdését követően jelölni lehet, hogy ha a képzésben résztvevő felnőttképzési jogviszonya megszűnt. Ennek jelölése „A résztvevő a képzési kötelezettségét nem teljesítette” jelölőnégyzet kipipálásával lehetséges (5. sz. ábra). Függetlenül a szerződésbontás okától, és attól, hogy melyik fél kezdeményezte a szerződésbontást, ezt a jelölőnégyzetet kell használni. Szemben a korábbi technikától, amikor a képzést valamilyen okból kifolyólag nem teljesítők törlésre kerültek.
A felnőttképző ezt a jelölőnégyzetet használhatja abban az esetben is, ha a képzés közben, vagy annak befejezését követően a résztvevő teljesítményének értékelése/vizsgája sikertelen volt. Ha a későbbiekben a résztvevő sikeresen teljesíti az értékelést/vizsgát, a jelölőnégyzetből a pipa eltávolítható.
Amíg a jelölőnégyzet ki van pipálva, a résztvevő számára tanúsítvány nem generálható. Ha már generált a résztvevő számára a felnőttképző tanúsítványt, a jelölőnégyzet kipiálásával a tanúsítvány törlődik.
A jelölőnégyzet használatával a felnőttképző teljesíteni tudja a képzésben résztvevők körében bekövetkezett változások FAR-ban történő jelzésének kötelezettségét, anélkül, hogy a résztvevőt törölné.
5. sz. ábra: A képzésben résztvevő a képzési kötelezettségét nem teljesítette
Azon résztvevők neve mellett, akiknek az adatlapján a felnőttképző jelölte, hogy a képzési követelményeket nem teljesítette, a képzési listában is megjelenik e tény jelzése zárójelben a résztvevő neve mellett (6. sz. ábra)
6. sz. ábra: Képzési kötelezettség nem teljesítésének jelzése a résztvevői listában
Az, hogy a képzési követelmények nem teljesítéséről mikor szolgáltatott adatot a felnőttképző adott résztvevők esetében, az adatlap története vonatkozó adatlapján található meg (7. sz. ábra)
7. sz. ábra: Képzési kötelezettség nem teljesítése az adatlap történet adatlapján
Ugyanez az információ a képzési követelmények nem teljesítéséről megjelenik a tanúsítványok oldalon is a résztvevő neve mellett (8. sz. ábra)
8. sz. ábra: Képzési kötelezettség nem teljesítése a tanúsítványok listájában
A fentebb írtakkal összhangban, míg a résztvevők adatlapján ez a jelzés szerepel, számukra nem állítható ki tanúsítvány. Ezt a jelzést akár a képzés befejezését követően is eltávolíthatja a felnőttképző, pl. akkor, amikor a résztvevő a javító vizsgát teljesítette.
Változott a képzések meghiúsulásának jelzésére vonatkozó funkció is. Abban az esetben, ha a felnőttképző meghiúsult állapotba állítja a képzést, és ezt követően adatot szolgáltat, akkor a képzés valamennyi résztvevője „a képzési kötelezettségét nem teljesítette” állapotba kerül. Erre figyelmezteti a rendszer a felnőttképzőt.
III. A tanúsítvánnyal kapcsolatos változások
Mostantól be lehet állítani a tanúsítvány keltének dátumát. Ehhez a dátumhoz képest két munkanapon belül kell a feltölteni a felnőttképző által aláírt tanúsítványokat a felnőttképzési jogszabályban előírt esetekben (9. sz. ábra).
9. sz. ábra: A tanúsítvány keltének beállítása
Ha valamilyen okból a tanúsítvány aláírása/feltöltése nem lehetséges két munkanapon belül, akkor akár az összes, akár egyes résztvevők tanúsítványa a dátum módosítását követően újra generálható a vonatkozó jogszabályi kötelezettségek figyelembe vételével. (10. ábra)
10. sz. ábra: A tanúsítvány keltének módosítása
A tanúsítványok listája alatt található „Tanúsítványok visszatöltése” gombra kattintva a képzés több, vagy akár valamennyi résztvevőjének a tanúsítványa egy ZIP-elt fájlban visszatölthető. Arra kell ügyelni, hogy a tanúsítványok fájlnevében a tanúsítvány azonosítószáma szerepeljen, amennyiben ennek a követelménynek nem felelnek meg az elnevezések, úgy a ZIP állomány feltöltés sikertelen, a felnőttképző nem tett eleget a jogszabályi előírásoknak, a visszatöltési kötelezettsége továbbra is fenn áll. (11. ábra.)
Az egy ZIP fájlban feltölthető tanúsítványok szám maximum 20 db lehet, a fájl mérete pedig maximálisan 15 MB (a tömörítés előtti méretet számolva). A tanúsítványok engedélyezett fájlkiterjesztései a következők lehetnek: "jpg", ".jpeg", ".png", ".pdf".
11. sz. ábra: A tanúsítványok tömeges visszatöltése