A rendszernek legfontosabb alapköve az iskolai adminisztrációs és tanügyigazgatási modul, amely a KRÉTA programban Adminisztrációs rendszer néven került publikálásra. Az Adminisztrációs rendszer tartalmazza mindazon adatokat, amelyeket egy köznevelési intézménynek tárolnia kell önmagáról, alkalmazottairól, diákjairól valamint tanügyi folyamatairól.
Az Adminisztrációs rendszerben az alábbi funkciók érhetők el:
Irányítópult
A KRÉTA programba történő bejelentkezés után a nyitólap jelenik meg, ahonnan elérhetők a szoftver alapfunkciói, illetve a leggyakrabban használt műveletek.
Címsor
A címsor az az általános információkat tartalmazó sáv a képernyő tetején, amely minden lapon megjelenik. A címsorban található az intézmény azonosító száma, neve, valamint a kiválasztott tanév. A bejelentkezés után a rendszer automatikusan az aktuális tanév adatait jeleníti meg, a tanév váltását a név alatt megjelenő tanévre kattintva lehet módosítani.
A KRÉTA rendszerbe adminisztrátori jogkörrel belépve minden esetben automatikusan az aktuális tanév kerül betöltésre. A menüsor fölött található az intézmény azonosító kódja, és rövid neve, valamint ez alatt látható az aktuális tanév. A tanév nevére, vagy a mellette található lenyitás ikonra kattintva kiválaszthatók a rendszerünkben már lezárt korábbi tanévek, illetve itt találjuk meg nyári időszakban a következő tanév előkészítési felületét is.
Bármelyik tanévet kiválasztva a rendszer minden menüpontjában a kiválasztott tanév adatai lesznek találhatók.
Abból a célból, hogy könnyű legyen megkülönböztetni az aktuális és a következő tanévet, a következő tanévben a KRÉTA rendszer fejlécének a színe eltér az aktuális tanévi színtől.
Fontos tudni, hogy a beállítások módosítása mindig csak azt a tanévet érinti, amely ki van választva.
Az alábbiakban - a tanévek kezelésével kapcsolatos - tippeket és trükköket ismertetünk, amelyek segíthetik jobban megérteni a tanévek kezelésének elvét.
Tippek és trükkök
Ha egy tantárgy oktatása a következő évben megszűnik (pl. kifutó rendszerben), akkor a következő tanév kiválasztása után lehetőségünk van törölni a tantárgyat. Ebben az esetben az aktuális - ill. összes korábbi tanévben - a tantárgy megőrzésre kerül, csak a következő tanévben fog eltűnni a rendszerből.
Ha egy pedagógusnak pl. a besorolási fokozata megváltozik az új tanévben, akkor ezt is kezelhetjük a tanévek váltásával. Ha az aktuális tanévben még "pedagógus I", de következő tanévtől átlép a "pedagógus II" fokozatba, akkor a következő tanév kiválasztása után módosíthatjuk a tanár munkaügyi adatait. Ebben az esetben az aktuális - ill. összes előző tanévben - a pedagógus továbbra az akkori időszaknak megfelelő pedagógus fokozatában marad ( "pedagógus I"), csak az új tanévtől fog megváltozni a besorolási fokozata.
A címsor jobb oldalán található a bejelentkezett felhasználó neve, mellette zárójelben az automatikus kijelentkezésig hátralevő idő, továbbá a szöveg melletti ikonra kattintva megjeleníthető a felhasználói profil beállítására szolgáló menü.
A címsor jobb oldalán található a bejelentkezett felhasználó neve, mellette zárójelben megjelenik az automatikus kijelentkezésig hátralevő idő. Erre kattintva nyithatjuk le a profil kezelésére szolgáló menüt.
Saját adatlap
Itt adhatjuk meg a belépésre jogosult személy adatait, és ide tölthetünk fel fényképet.
Ez a menüpont jelenleg még nem aktív.
Profilbeállítások
Az 
részben állíthatjuk be, hogy a program működéséhez kapcsolódó tippek láthatók legyenek vagy sem. Ehhez a Tippek elrejtése jelölőnégyzetet kell bepipálnunk, vagy megszüntetnünk a kiválasztását, majd a 
gombra kattintva rögzíteni a kívánt állapotot.
A 
részben változtathatjuk meg jelszavunkat. Ehhez a szokásos módon meg kell adnunk a jelenlegi jelszót, valamint az új jelszót kétszer. Ha a változást menteni akarjuk, akkor kattintsunk a gombra.
Szerepkör beállítások
Ez a menüpont csak abban az esetben aktív, ha a bejelentkezett felhasználónak legalább két jogkört osztottak ki az alkalmazottak adatai között a Belépési adatok fülön. A felnyíló ablakban választhatunk az elérhető szerepköreink közül, ahol a jelenlegi belépéskor választott szerepkör világoskék színű, és mögötte az "(Aktív)" felirat látható.
KRÉTA ügyfélszolgálat
A KRÉTA rendszer tartalmaz egy integrált ügyélszolgálati hibabejelentő felületet, amelynek segítségével gyorsan lehet a programmal kapcsolatos problémákat, a szakmai kérdéseket, a fejlesztési javaslatokat közvetlenül eljuttatni a KRÉTA Ügyfélszolgálatához.
Az ügyfélszolgálati rendszerről bővebben olvashat az Ügyfélszolgálat, hibabejelentés oldalon.
Kijelentkezés
Itt léphetünk ki a KRÉTA rendszerből
A címsor legvégén található két ikonnal érhető el az Ügyfélszolgálat és a Termékportál.
A KRÉTA rendszer tartalmaz egy integrált ügyélszolgálati hibabejelentő felületet, amelynek segítségével gyorsan lehet a programmal kapcsolatos problémákat, a szakmai kérdéseket, a fejlesztési javaslatokat közvetlenül eljuttatni a KRÉTA Ügyfélszolgálatához.
Hogyan kezdeményezhetjük egy probléma bejelentését a felületen?
A KRÉTA Ügyfélszolgálat on-line bejelentőfelületét a Felhasználói profil menüből, továbbá a képernyő jobb felső sarkában található 
ikon segítségével lehet kezdeményezni.
A hibák bejelentéséhez, a szakmai kérdések feltevéséhez, valamint a fejlesztési javaslatok megírásához az alábbi műveleteket hajtsuk végre:
Új bejelentés
Kattintson a Felhasználói profil menüben a KRÉTA Ügyfélszolgálat menüpontra vagy a képernyő jobb felső sarkában található
ikonra!- A képernyőn megjelennek az akítv bejelentései.
- Kattintson a képernyő jobb felső sarkában látható
gombra! A bejelentéseket - a hatékonyabb ügyintézés érdekében - különböző kategóriákba lehet sorolni. Válassza ki a bejelentés típusát!
| Bejelentés típusának megnevezése | Leírás | Kitöltendő mezők |
|---|---|---|
| Oktatás-technikai szakmai kérdések | A szoftver kezelésével kapcsolatos oktatás-szakmai kérdések. A "hogyan kell a programban megcsinálni?" típusú kérdések. | Kérdés címe, Kérdés leírása |
| Fejlesztési javaslat | A szoftver fejlesztésével kapcsolatos ötlet, javaslat megírása. | Javaslat címe, Javaslat leírása |
| eÜgyintézés - Fejlesztési javaslat | Az eÜgyintézés modul fejlesztésével kapcsolatos ötlet, javaslat megírása. | Javaslat címe, Javaslat leírása |
| Adatbázis visszaállítás | A rendszer adatbázisának visszaállítása. A visszaállítást követően csak azok az adatok maradnak a rendszerben, amik a visszaállítási dátum előtt lettek rögzítve. Az adatbázis visszaállítás esetén - biztonsági okokból - a KRÉTA munkatársai további megerősítést (pl. e-mailben vagy telefonon) is kérhetnek. | Mikorra szeretné visszaállítani az adatbázist? |
| Üzleti kérdések | A KRÉTA rendszerrel kapcsolatos pénzügyi, üzleti kérdések. | Kérdés címe, Kérdés leírása |
| eÜgyintézés - Kérdés | A KRÉTA eÜgyintézés modullal kapcsolatos kérdések. | Kérdés címe, Kérdés leírása |
| Új URL igénylése | A KRÉTA rendszer egyedi URL címének igénylése. Az új elérési cím lehetőséget ad, hogy az intézmények egy könnyebben megjegyezhető, azonosítható URL címmel tudják igénybe venni a KRÉTA rendszert. Javasoljuk, hogy az URL névben adjanak meg valamilyen jellemzőt, amivel könnyebben meg lehet majd különböztetni az azonos nevű iskolákat. Az URL igénylésének menetét bemutató segédletet az Új URL igénylése linkről lehet letölteni. | Az URL egyedi aldomain neve. |
| KRÉTA - Poszeidon | A KRÉTA - Poszeidon modullal kapcsolatos kérdések. | Bejelentés címe, Bejelentés leírása |
| KRÉTA Pénzügyi modul | A KRÉTA eÜgyintézés Pénzügyi modullal kapcsolatos kérdések. | Bejelentés címe, Bejelentés leírása |
| Hiba bejelentése | A programmal kapcsolatos problémák, hibák bejelentése. Kérjük, hogy a programban jelentkezett hibát minden esetben pontosan írják le, különös tekintettel arra, hogy melyik programmodulban (Adminisztrációs rendszer, e-Napló, Elektronikus ellenőrző stb.), melyik oldalon jelentkezett. | Bejelentés címe, Hiba leírása |
| eÜgyintézés - Hiba | Az eÜgyintézés modullal kapcsolatos problémák, hibák bejelentése. Kérjük, hogy az eÜgyintézésban jelentkezett hibát minden esetben pontosan írják le, különös tekintettel arra, hogy melyik programmodulban (eÜgyintézés folyamat, stb.), melyik oldalon jelentkezett feltüntetve az esetlegesen kijelzett Korrelációs hiba kódját. | Bejelentés címe, Hiba leírása |
| Egyéb bejelentések | Egyéb, a fentiekbe nem besorolható bejelentés | Bejelentés címe, Bejelentés leírása |
| Oktatás igénylése | Az e-napló kezelésével kapcsolatos helyszíni tantestületi oktatás, továbbképzés igénylése. Az oktatásokkal kapcsolatos kérdések felvetése. Az e-napló rendszer bevezetéséhez minden iskola tantestülete részére ingyenes, helyszíni oktatást biztosítunk, az iskolával egyeztetett időpontban. Javasoljuk, hogy az oktatás igénylésével egyidejűleg jelezzék számunkra a megfelelő időpontokat is. | Oktatás helyszíne, Egyéb megjegyzések az oktatással kapcsolatban |
5. Töltse ki a - bejelentés típusához tartozóan - kötelező mezőket!
6. A 
gombra kattintva küldheti el a bejelentését az Ügyfélszolgálatunkra! A 
gombra kattintva a bejelentés elküldése nélkül bezárhatja az ablakot!
Automatikus e-mail küldése
A KRÉTA bejelentőfelületén keresztül beküldött bejelentések fogadásáról, az Ügyfélszolgálatról érkezett válaszokról a KRÉTA rendszer automatikusan elektronikus levelet küld az iskola regisztrált e-mail címére.
Ha a KRÉTA rendszerbe nem nevesített felhasználóval, hanem a rendszer indításakor kapott admin felhasználónevű, KRÉTA (szuper) Adminisztrátor nevű felhasználóval lépnek be, akkor a Nyilvántartás / Intézményi adatok felületen megnyomva az Intézményi adatok szerkesztése gombot, nem csak egy "sima" "e-mail cím" rovatot, hanem mellette egy "Admin e-mail cím" rovatot is fognak találni.
Az itt szereplő e-mail címre minden, a Bejelentő rendszerben küldött válaszunk másolata e-mail-ben is kiküldésre kerül.
Ide 1 db cím adható meg, de több esetben tapasztaljuk, hogy nem egy konkrét személy, hanem akár az iskola vezetőségének közös levelezési listája van beállítva, így akár több ember is megkaphatja házon belül a tájékoztatást.
Ha rossz címe szerepel ott, módosítsák, ha helyes, akkor is a MENTÉS gombbal zárják le a felületet, hogy az adatbázisban esetlegesen tévesen szereplő e-mail cím most biztosan felülírásra kerüljön az ott szereplő értékkel.
A bejelentés fogadásáról az alábbi üzenetet küldi a rendszer:
A bejelentésekre adott válaszok ill. a pontosításra vonatkozó kérdések esetében is egy automatikus e-mail kerül kiküldésre az iskolai postafiókba az alábbi tartalommal:
Bejelentések státuszának kezelése
A KRÉTA rendszerben a bejelentések státuszáról a felhasználók visszajelzéseket láthatnak. Az egyes bejelentések státuszának jelentése a következő:
FOLYAMATBAN - a bejelentés feldolgozása folyamatban van
MEGOLDVA - a bejelentés megoldásra került vagy pl. fejlesztési javaslatok esetében, a bejelentés belekerült a fejlesztési tervek listájában.
ÜGYFÉLRA VÁR - a bejelentésre az Ügyfélszolgálat választ vár
FEJLESZTÉS ALATT - a bejelentett probléma javítása/fejlesztése már folyamatban van, de a befejezésére még nem lehet dátumot meghatározni.
Gyorsan szeretne megismerkedni a Profilbeállítások és a Hibabejelentő felületével? Tekintse meg videónkat!
A KRÉTA program része egy Termékportál is, melyben segédleteket, kézikönyveket találhat a rendszer működésével, használatával kapcsolatban, valamint rövid leírásokat a KRÉTA rendszer egyes moduljairól.
A Termékportált a jobb felső kérdőjel ikonra kattintva éri el.
A Termékportál fő részei:
- Újdonságok csoport
- Adatszolgáltatások csoport
- E-learning csoport
- Felhasználói kézikönyvek csoport
- KRÉTA Poszeidon Iratkezelő modul
- Egyéb dokumentumok csoport
- KRÉTA rendszer moduljainak leírása
Bármelyik csoport kinyitható/bezárható, ha a nevére kattintunk. Kibontás után válik láthatóvá, hogy milyen dokumentumok érhetők el az aktuális csoportból.
A dokumentumok, a nevük mögött, a sor végén található 
ikonnal nyithatók meg.
Menüsor
A program menüsorából érhetők el a szoftver különböző funkciói. A KRÉTA rendszer különböző moduljaiban (Adminisztrációs rendszer, Elektronikus napló, Elektronikus ellenőrző) a menüsor eltérő funkciókat tartalmaz.
A program menüsorából érhetők el a szoftver különböző funkciói. A KRÉTA Adminisztrációs rendszer menüsora tartalmazza az egyes programfunkciók csoportosítását (főmenük).
A főmenük feliratára kattintva jeleníthetők meg az azonos csoportba tartozó programfunkciók (almenük). Az egyes főmenükön belül a különböző funkciók a - program működési logikája alapján - további csoportokra (szekciókra) vannak bontva.
Nyilvántartás
A Nyilvántartás menüben kezelheti az intézmény adminisztrációs rendszerében kezelhető alapnyilvántartásokat és adatokat.
A NYILVÁNTARTÁS menüben kezelhetjük az intézmény adminisztrációs rendszerében szereplő alapnyilvántartásokat és adatokat.
A menüben az alábbi csoportosításban találjuk meg az intézmény törzsadatainak, alapnyilvántartásainak és tanügyi adatainak kezelését:
Az ikonra kattintva a videótárba navigálja a rendszer
Importálások
A KRÉTA rendszerben az Importálások menüben lehet különböző külső adatforrásokból (Excel táblázatok, KIR rendszer) adatokat betölteni a szoftverbe.
A KRÉTA rendszer széles körű importálási lehetőségeket biztosít Excel táblázatokból, valamint bizonyos importálási műveletek (pl. KIR adatok) közvetlenül is végrehajthatók. 
Az IMPORTÁLÁSOK főmenüben található funkciók és leírások az alábbi csoportokba rendezve érhetők el:
- Alkalmazott importálások
- Tanuló importálások
- Tantárgyfelosztás importálása
- Órarend importálása
- Értékelés mondatbank importálása
- Egyéb importálások
- Importálások menüpont a következő tanévi felületen
Az importálási funkciók az alábbi esetben nyújthatnak segítséget a programban:
- A rendszer első adatfeltöltésekor a tanulói/gondviselői, tanári adatok importálásának lehetősége a KIR vagy egyéb Excel táblázatokból.
- A tantárgyfelosztás importálása Excel táblázatból, amely funkcióval rendkívül gyorsan lehet az osztályokat, csoportokat, tantárgyakat, valamint a tantárgyfelosztást létrehozni, ill. módosítani a rendszerben.
- Az osztály és csoportbesorolások importálása és módosítása.
- Külső Excel és XML adatállományok (pl. aSc órarendkészítő) feltöltése a rendszerbe.
A KRÉTA rendszerben a legtöbb adatot Excel (.xlsx) formátumú sablontáblázatokból lehet importálni.
Milyen szabályok betartása szükséges a sikeres importáláshoz?
- A KRÉTA rendszerből kiexportált táblázatok vagy sablonok szerkezetét soha ne módosítsa! Ne töröljön vagy szúrjon be oszlopokat, mivel ebben az esetben a szoftver nem tudja beimportálni a táblázatot.
- Ha exportálja az adatokat, akkor mindig a teljes táblázatot töltse vissza. Ha nem kifejezetten ez a szándéka, akkor ne törölje az adatokat a táblázatban, mert ilyen esetben előfordulhat hogy a program is törölni fogja ezeket az adatokat.
- A beimportált táblázatban ne használjon szűrőket, vagy az oszlopok elrejtését, mert ebben az esetben a program nem fogja tudni beimportálni az adatokat.
- Soha ne cserélje fel az oszlopok sorrendjét a táblázatokban, mert a program nem az oszlopnevek, hanem az oszlopok sorrendje alapján azonosítja az adatokat!
- Kérjük, ügyeljen a különböző típusú importálások (KIR, aSc) során leírt szabályok betartásában!
- Az importálások során - különös tekintettel a tantárgyfelosztás, az órarend importálására - mindig ellenőrizzük az importálási előnézetet és csak akkor importáljuk be az adatokat ha minden adat helyesen van megadva!
Tanulók besorolása
Az osztályok, csoportok tanulóinak kezelésére a Tanulók besorolása menüpontban találhatjuk meg a különböző funkciókat.
A tanulók osztályba és csoportba sorolási műveleteit lehet elvégezni a menüpontban az aktuális tanévben. Ebben a menüben lehet a felvett tanulókat besorolni az osztályaikba, csoportjaikba, tanulókat áthelyezni osztályokból vagy csoportokból, továbbá kiíratni a tanulókat. 
A Tanulók besorolása főmenüben található funkciók az alábbi csoportokba rendezve érhetők el:
A tanulók besorolása menüpontban van lehetőségünk a tanulókat osztályba, csoportokba sorolni. Itt kezelhetjük a tanév közben történő osztály- vagy csoportváltásokat, javíthatjuk az esetleges besorolási hibákat. A következő tanév előkészítésekor lehetőségünk van az osztályokat, csoportokat léptetni, hogy a ne kelljen tanévenként minden besorolást újra elvégezni.
e-Napló adatainak kezelése
Az Adminisztrációs rendszerben ebben a menüpontban kezelhetjük az órarendet, a helyettesítéseket, valamint számos szűrési, keresési lehetőség is rendelkezésre áll.
A KRÉTA Adminisztrációs rendszerében az e-Napló menüpont az elektronikus napló kezeléséhez szükséges funkciókat tartalmazza. 
- tanári és osztály órarendek kezelése,
- tanórák, mulasztások, értékelések, feljegyzések keresése, szűrése,
- naplók ellenőrzése,
- helyettesítések kezelése.
Az e-NAPLÓ főmenüben található funkciók az alábbi csoportokba rendezve érhetők el:
- e-Napló adatok keresése, szűrése
- Tanórák (e-Napló)
- Helyettesítések
- Feljegyzések (e-Napló)
- Tevékenységek listája
Dokumentumok
A Dokumentumok menüpontból lehet a különböző iskolai dokumentumokat elektronikus formátumban előállítani.
A KRÉTA rendszerben számos dokumentumot létre tudunk hozni, melyek segíthetik a napi munkánkat, vagy megfelelő áttekintést nyújthatnak az rendszerben rögzített adatainkról.
A Dokumentumok főmenüben az alábbi funkciók érhetők el:
- Dokumentumok létrehozása, iktatása
- Segédlet az értesítők és bizonyítványpótlap kinyomtatásához
- Iktatás és keresés menete
- Nemzetiségi dokumentumok
Adatszolgáltatások
Az Adatszolgáltatások menüpont az intézmények Fenntartói által meghatározott rendszeres ill. "ad-hoc" adatszolgáltatásokat tartalmazza.
A KRÉTA Intézményi Adminisztrációs Rendszer (IAR) egy teljeskörű rendszer, melynek kiemelt célja az is, hogy az intézményfenntartók adatokat kapjanak a fenntartásukban lévő intézményekről. A KRÉTA rendszer folyamatos adatkapcsolat keretében támogatja ezt, azonban bizonyos időszakokban szükséges az intézményeknek az adatszolgáltatási kötelezettségüknek eleget tenni. Jelen fejezet kiemelten bemutatja, hogy az adott időszaki adatszolgáltatások során milyen fontos feladatokat kell elvégezniük az intézményeknek. 
A KRÉTA Adatszolgáltatás modulja kezeli a tanév során rendszeres adatszolgáltatásokat, amelyekkel az előzetes és a tanévi tantárgyfelosztás, illetve az osztály, valamint csoportba sorolás alapján az intézményi létszámokat ellenőrizheti a fenntartó az intézményekben.
A rendszer a fenntartó számára lehetőséget nyújt a feltöltött adatszolgáltatások elfogadására, adatainak kiértékelésére, ezzel segítve a tanévi feladatok tervezését, megvalósítását. A modul az Intézményi Adminisztrációs Rendszer modul és a Központi rendszer bővítménye.